新主管如何生存?2 J' G+ z+ f% T+ N3 B; q2 e7 f3 t5 \
& E8 N1 T) n( a" ~9 l 身為一位主管不能再像以前只管好自己就行了,必須更清楚上司與部屬對工作的期待,分清楚事情輕重緩急,以決定優(yōu)先順序,同時運用授權(quán)讓員工和自己都能成長,并通過正確的績效評估和鼓勵部屬。
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你可能已擔任主管很長一段時間。還記得剛升遷時心中的惶恐嗎?當時是否希望有人能提供一本圣經(jīng),告訴你如何做一個主管?不久前出版的《新主管存活手冊》(The New Supervisor's Manual一書,作者沙門(William A.salmon 針對新上任的主管,提出一套實用的建議。* Q3 [% [! P6 b. n
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在擔任別人的部屬時,你或多或少對上司的管理方式不太同意,F(xiàn)在,你已身為一個主管,究竟該怎樣做決定?該先處理哪些事情?你可不能像從前那樣,只管自己的事情就行。你必須有一個主管的樣子,分清楚事情的輕重緩急。必須知道部屬在做什么,他們的感覺怎么樣,他們對你又有什么期望?
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( x5 i- B$ k! _6 |# @5 ]" ` ■ 先做好溝通的功課, n5 {) W- `/ _ P
9 o1 \. Y3 w& t 首先,作為一個主管,你應該先做一些功課,必須對公司的發(fā)展有清楚的了解,公司以前的業(yè)務是什么,現(xiàn)在是什么、未來又有可能要發(fā)展些什么、公司的使命宣言是什么、組織結(jié)構(gòu)如何、重要部門之間彼此的關(guān)系和互動如何、部門主管是誰,對于這些問題,你必須在心里面有一張清楚的地圖。" t! R2 Q. G* y) L9 Q$ i( } E: ?
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此外,你必須了解3種重要關(guān)系人在想些什么:你的上司最重視哪些事情?他對你的期望有哪些?你有沒有哪些權(quán)限可以自己做決定?你希望你多久和他溝通一次?他最討厭的事情是什么?哪些人是他的朋友,哪些人又是他的敵人?
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2 F- e; d5 c4 l$ J) c: k, | 對于顧客,你必須知道他們真正的期望是什么。不要以為你已經(jīng)知道他們要什么,你必須和他們談談,才會更清楚了解。此外,和部屬個別談一談,誠懇地問問他們,最大的期望和關(guān)切是什么,他們希望看到哪些改變。
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管理大師杜拉克曾說,60%的辦公室問題都是因溝通不良產(chǎn)生的結(jié)果。要做一個好的主管,你必須好好加強自己的溝通技巧。
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你和上司溝通的方式,不能用在部屬上,同樣地,你對個別部屬談話的方式,也跟你和一群人溝通的方式不同。不論對誰,你的態(tài)度都要清楚、開放、誠實。溝通最重要的基礎(chǔ),就是你平常在辦公室的聲譽、可信賴度,和你想表達的想法。如果部屬覺得你另有企圖,或者講話不誠實,他們不會相信你的話。5 P1 R2 r. j3 I
6 Y$ ]" \5 R; F0 \) R0 {3 [" L6 X ■ 設定工作的優(yōu)先順序* m# d/ a# C, Q! b3 H5 w7 f9 y/ q
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作為主管的一個重要工作,就是訂出事情的優(yōu)先順序。第一線主管最重要的10件事情是:一、決定優(yōu)先順序;二、定好計劃,分配工作;三、協(xié)調(diào)工作;四、觀察、評估員工的表現(xiàn);五、根據(jù)部屬的表現(xiàn),作出精確而誠實的回饋;六、為員工提供訓練;七、處理必要的行政和文件作業(yè);八、向部屬清楚溝通政策、流程;九、立即處理問題和沖突;十、找出改善工作的方法。( r( V+ ^% [$ y$ V- F
! O5 A6 O7 K" u+ r# O! [ 先和上司談談,他希望你對公司有哪些貢獻,對你的部門又有什么期望。然后列出完成的時間,這些就是你的目標。訂目標的時候,應該要注意SMART原則(specificmeasurableachievablerelevanttimebound 。也就是說,目標要:
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一、明確。明確地說出必須完成什么事。- Z7 [6 q L+ x. a! [# F9 Q& @
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二、可衡量。可以讓你追蹤做了什么事,什么還沒做。
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三、可達成。所訂定的目標不要不切實際,免得突然讓部屬覺得沮喪。9 U) L0 `. s- R+ D }
; a* F [9 _, z( L! M6 R3 ~2 S 四、相關(guān)。目標必須能夠支持公司的使命、目標和策略。
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+ d) n- r5 c/ B! C+ s 五、有時間限制。決定是否該時間內(nèi)完成,或者應該每隔一段時間就完成。
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在擬出優(yōu)先順序后,就要列出你的工作計劃了。首先應具體寫出你應該做的事,這些活動應該是同時,還是按順序做。把時間表寫下來,其中還應該包括人、時間、錢和材料。此外,寫清楚可能會發(fā)生的問題,例如機器故障、材料耽擱等可能讓你無法達成目標。找出最可能發(fā)生的問題,想想該如何預防減少傷害程度。
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% @0 v' E& I5 h 盡量把你的計劃和上司、部屬,和任何可能幫助你的人討論,確保他們了解自己扮演的角色。當計劃改變時,也要立刻讓他們知道。4 J; {. m0 \' k2 l$ l5 E
3 W8 y3 h6 Z% C% `- b ■ 學習授權(quán)的藝術(shù)
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想要讓日子過得愉快,或者未來有機會承擔更大的責任,他必須學會授權(quán)。授權(quán)不是把一大堆你不要做的事情往下丟,而是應該把你很喜歡做的事情分擔給員工,讓他們有更多挑戰(zhàn),提高能力。如果你學會授權(quán),還可以讓你把注意力更集中放在那些你無法授權(quán)的事情上。) b1 w! t3 A$ `9 N% T' T
9 K+ d2 c# U) V" H 什么時候授權(quán)?當你有信心員工準備好承擔這些責任的時候,想一想,他們對組織目標投入嗎?他們想不想要接受新挑戰(zhàn)?要辦理的事情很急迫嗎?( s6 h! J( r5 u& ~% Q4 ]
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把你目前的工作列出一張表來,決定一下那些工作上司會特別注意,哪些工作還需要教導員工,把這些工作留著,其他就是你可以授權(quán)給員工的工作。把哪些表現(xiàn)不錯的員工,和這些工作連起來。哪個員工適合哪項任務?最困難的可能是哪個部份?怎樣激勵他們?nèi)プ觯?br />
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決定之后,告訴員工你的想法背后的原因是什么,清楚讓他知道你希望他完成的工作是什么,以及他有多少權(quán)責。例如他做每個決定之前都必須和你先討論,或者他可以在什么范圍之內(nèi)做決定,時間表是什么。- M9 C- l; X M9 u( o
6 J, d; y; a( o) B1 E9 Z! O/ e/ i 讓員工覺得你對他們很有信心。千萬不要把事情拿回來自己做。如果有問題,要了解癥結(jié)是什么。也許是員工信心不足,也許員工不了解你的期望,也許你的標準太高。找出原因后,在下次授權(quán)的時候,就可以做得更好。7 p& [ h) S) r" ~7 K9 `* \
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績效評估的目的不是為了替員工打分數(shù),而是把他們的工作和公司目標結(jié)合在一起,同時找出員工還沒有被開發(fā)的能力,給他們支援和鼓勵。$ b( T! [& I t
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進行績效評估時要客觀,討論的重點有兩方面:員工的工作習慣和結(jié)果。工作結(jié)果指的是具體產(chǎn)出,例如拿到多少張訂單、每小時處理多少份文件、達到預定進度多少;習慣則是員工的行為和公司規(guī)定的標準有多少差別,例如員工的操作程序是否不遵守規(guī)定、不注重安全、常遲到等。/ X% i( H2 H4 [9 H6 O' J0 ?4 W9 V) Y* g$ I
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評估員工績效時,要盡量具體,用實際的例子支持你的觀察。避免說一些抽象話,例如"請改進你的態(tài)度"、"你要讓客戶能夠信賴。"但也不要因為一次事件,就讓你的評估太正面或負面,或讓個人情緒影響判斷。每個人都不一樣,表現(xiàn)也可能不一樣。作為主管,必須認清這個事實。3 g( G, h! ?' a! U& b
+ P5 v* G& c4 D# m: Z 這些看來簡單的基本重點,卻是決定一個主管未來表現(xiàn)最重要的基礎(chǔ)。還記得你最討厭的上司嗎?他所欠缺的,可能不是什么復雜的理論或技術(shù),不過就是這幾個問題而已,溝通不良、不會授權(quán)、不懂得如何開會,或者績效評估做得不好。5 \+ ]/ U/ [- i- d
4 T, q. D% b |% e+ \ 新手上路,請別忘了這些做主管的基本功課。- \3 @8 r3 t: B! X; n' ~$ Z
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